#004 - Projeto e Ecossistema

 Objetivo:

Compartilhar com vocês algumas ideias e experiências do meu dia a dia em projetos com foco na implantação de serviços e produtos, onde as empresas utilizam diferentes canais de comunicação para atender seus clientes, como: Call Center, Chatbot, apps e dashboards.
Esses canais geram os dados necessários para as tomadas de decisão.

Alinhamento de expectativa:

Meu desafio como gerente de projetos tem sido cadenciar a expectativa de todos os envolvidos e realizar entregas com qualidade, gerenciando elementos de forma sincronizada que fazem parte do meu escopo de trabalho, alguns eles: escopo, cronograma, qualidade, integração com o time e comunicação assertiva com as partes interessadas.

Durante essa jornada tenho percebido que minha maior dificuldade é realizar a execução da implantação, etapa que exige um processo técnico e complexo.

Ecossistema do projeto:

A palavra ecossistema dentro da biologia significa um conjunto de comunidades que colaboram entre si para a sobrevivência e desenvolvimento de todas. O mesmo ocorre quando empresas de tecnologia e sociedade se unem para fortalecer um ao outro. Embora possa ocorrer de maneira natural, é comum que essa sinergia seja inicialmente promovida por um ou mais agentes que trabalham com esse propósito até atingir-se o ponto em que o ecossistema.

Todo projeto idealizado será introduzido em um ecossistema já estabelecido, esse
novo projeto precisa atender três necessidades importantes:

Necessidade da área de negócio: São todos os requisitos, desejos, metas e objetivos que o projeto deverá atender para transformar a idealização em valor agregado.

Necessidade técnica do produto e/ou serviço: Para o produto transformar as necessidades da área de negócio descritas acima, devemos atender os requisitos, premissas e necessidades técnicas do produto e/ou serviço que estamos implantando. Nesse primeiro cenário já temos o conflito de expectativa vs. realidade. Importante mapear e traduzir bem os desejos e necessidades da área de negócio e transformá-los em funcionalidades e/ou resultados.

Necessidade do ecossistema: Quando iniciamos a fase de execução de implantação podemos nos deparar com um ecossistema já em produção que possui regras, políticas e procedimentos bem definidos e gerenciados.

Em outros casos alguns ecossistemas são confusos e não possuem um grau de maturidade do ambiente. Por isso precisamos dedicar um tempo maior no gerenciamento dessa expectativa X realidade mapeando as atividades/entregas e mitigando ao máximo os possíveis riscos no projeto.

Podcast (07:07)

O projeto desenvolvido tem o desafio de mapear o ecossistema, definir/identificar o grau de maturidade do ambiente e quais os processos existentes e estabelecidos. Estabelecer esse diagnóstico vai ajudar a identificar que tipo de atuação você precisa realizar para “destravar a roda”. O projeto não é resultado das suas ações, mas sim o ecossistema onde ele está estabelecido define que tipo de ação você precisa realizar para trazer o resultado esperado. Cada projeto desenvolve sua “personalidade” ao longo do ciclo de vida.

Como avaliar a complexidade dos projetos?

Podemos utilizar diversas formas de avaliar a complexidade de um projeto, no meu dia a dia prefiro realizar o exercício de mapeamento do projeto dividindo em três partes.

Podcast (03:52)

Sei o que sei

(Tudo aquilo que você sabe sobre o projeto)

 Na construção desse panorama do projeto eu inicio pelo mapeamento e descrição de tudo que sei sobre o projeto: quem é o cliente, qual é o produto, serviço, quais são os riscos, problemas e desafios, dentre outros. 

Nessa primeira parte já consigo ter uma boa noção do que preciso realizar e quão complexo será o projeto. Isso ajuda na construção da estratégia e definição dos objetivos que deverão ser realizados ao longo do projeto, aliviando um pouco da ansiedade (natural) quando recebe um novo projeto.

Sei o que não sei

(Tudo aquilo que você sabe que não conhece sobre o projeto)

Na segunda parte faço o exercício de verificar tudo que preciso descobrir sobre o projeto, como listar as partes interessadas, alinhar as expectativas dos envolvidos, listar os riscos do projeto e mapear ao máximo as informações que preciso descobrir ao longo do ciclo de vida do projeto.

Não sei o que não sei

(O desconhecido)

 Por último e mais difícil de realizar: Como se preparar para o desconhecido? Como controlar a ansiedade sobre aquilo que você desconhece ou não tem informação suficiente para compreender os riscos e impactos no projeto? Nesse caso eu particularmente penso o seguinte: “Quaisquer assuntos, conflitos e variáveis que não estão mapeadas no projeto são problemas a serem resolvidos pelo RICARDO DO FUTURO”. Precisamos normalizar o fato de que existem coisas que não sabemos. Não temos controle sobre tudo e todos. Todo projeto possui características únicas. O excesso de controle causa dependência.

A ansiedade causada tentando imaginar tudo que pode dar errado sem ter nenhum dado e/ou informação relevante pode gerar uma paranoia, criando uma tensão e um senso de alerta a todo momento, prejudicando a ordem natural das coisas.

O desafio do projeto no ecossistema

Toda as vezes que se inicia um novo projeto, teremos como desafio os cenarios apresentados nesse texto, cada projeto traz sua complexidade, abaixo temos algumas dicas para você repensar e revisar ao longo do clico de vida do projeto. 

Comunicação assertiva com as partes interessadas do projeto.

--> Selecione os canais de comunicação necessários utilizados no projeto.

--> O canal de comunicação utilizado é um potencializador da mensagem enviada. 

--> Gerenciar a expectativa das entregas parciais e/ou totais do projeto.

Você pode até perder uma data de entrega por atraso, mas é importante manter as partes interessadas bem-informadas. Evite ao máximo a ambiguidade na comunicação, ambiguidade abre margem para interpretações individuais podendo causar falsas expectativas aos envolvidos no projeto.

Pratique com o time do projeto o empoderamento nas decisões, na escolha dos melhores caminhos para realização das entregas do projeto. Os especialistas deverão ser incentivados ao protagonismo: estimule as ideias e autonomia nas execuções.

Devemos desmistificar a ideia de que durante a etapa de homologação do projeto não iremos encontrar erros e/ou problemas.

Por fim, defina e coloque em prática a jornada de implantação. É de suma importância que o projeto tenha uma jornada definida durante o clico de vida. 

--> Quais etapas serão realizadas?

--> Quais informações, tarefas e atividades o cliente precisa realizar para que o projeto seja executado? 

--> O cliente é parte importante na construção do projeto, tanto no planejamento e estrategia quanto na execução. 

--> Pense na jornada do seu projeto, transforme toda a parte técnica e complexa em uma jornada simplificada, envolva o cliente nessa jornada e construa um projeto mais dinâmico e colaborativo.

Espero que o texto ajude você a reavaliar sua jornada e que lhe estimule a tentar novas táticas e estratégias.

Até o próximo texto 😊
“Um sonho que se sonha sozinho é muito melhor do que um monte de gente que não sonha direito sonhado errado perto de você” – Craque Daniel.
Livro: Você não merece ser feliz, como conseguir mesmo assim.